確定申告に領収書・レシートの提出は必要? 保管期間・保管方法は?

領収書

確定申告の準備をしていると、領収書について様々な疑問が出てきますよね。今回の記事では領収書にまつわる疑問を一挙に解説していきます。

この記事ではこんな疑問にお答えします!

  • 経費の計上に使える領収書の条件は? 代用できるものはある?
  • レシートは領収書の代わりになるの、ならないの?
  • 領収書のコピーは結局いいの、いけないの?
  • 領収書はいつまで、どうやって保管しておけばいい?
  • 医療費控除の申請に領収書はいるの、いらないの?
  • こんな時は何が「領収書」になるの?

目次

1.確定申告で領収書が必要なケース|経費計上と控除申請

「確定申告で経費を計上するためには領収書やレシートが必要」ということは知っている人が多いかと思います。しかし、そもそもなぜ領収書が必要なのでしょうか?

領収書やレシートが必要な理由は「実際に代金を支払ったこと」や「業務に関係する出費であること」を証明するためです。

確定申告では様々な出費を経費として計上したり、保険料控除や医療費控除を利用して節税をすることになります。しかし、その出費や保険料の支払いなどを証明する書類がなければ「実際にその出費があったのか?」「プライベートな出費なのでは?」などと税務署に疑われても文句は言えません。

要するに、あなたが計上した経費や控除が正当なものであることを証明するために領収書やレシートが必要であるということです。

2.確定申告の経費計上と領収書・レシート

確定申告で経費を計上するためには領収書の保存が欠かせません。ここからは「領収書にはどのような内容が記載されているべきなのか?」また、「領収書の代わりとなる書類はあるのか?」という点について解説します。

(1)領収書のチェックポイントは?

確定申告で経費を計上するうえで、領収書には下記の事項が記載されている必要があります。

  • 支払者の氏名または屋号
  • 日付
  • 支払い金額
  • 取引の内容
  • 領収書の発行者の氏名(会社名)・住所
  • 収入印紙(金額が税込5万円以上の場合に必要)

支払者の氏名または屋号

領収書には宛名欄がありますので、そこにあなたの氏名や屋号が記載されている必要があります。個人名と屋号は通常はどちらでも問題ありません。

宛名が空欄になっていたり「上様」と記載されている場合、場合によっては経費計上が認められない可能性もあります。気付いたら氏名を記載してもらうよう頼みましょう。

なおレシートにはそもそも宛名は記載されないため、レシートの有効性を疑う方もいるかもしれません。ただし実際のところ、税務署が少額の経費について宛名の有無を問題視することは稀です。したがって少額の経費であれば宛名についてそこまで神経質になる必要はないと言えるでしょう。

日付

記載されている日付に間違いがないかチェックしましょう。まれに「2021年」を「2020年」などと間違えて記載されていることがあります。年が違ってしまうとその年の経費にはできないため十分注意してください。

支払金額

支払金額の桁が間違っていないかなど、正しい数字が記載されているかどうかチェックしましょう。また、領収書の数字の改ざんを防ぐため、数字の先頭に「¥」や「金」、末尾に「-」や「也」の記載をするルールとなっています。

取引の内容

「お品代」とだけ記載されていても内容が分かりません。しっかり「ご飲食代として」「備品代として」などと支払いの詳細が分かるように記載されていることが望ましいと言えます。少額の場合はあまり問題視されない可能性もありますが、高額の経費の場合は特に気を付けましょう。

領収書の発行者の氏名・住所

領収書の発行者の詳しい情報が記載されていればいるほど、その領収書の信頼度は高まります。最低限氏名または会社名と住所が記載されていれば問題ないでしょう。電話番号の記載や社印が押印されていればより信頼度は高まります。

収入印紙

支払金額が5万円以上100万円以下の場合は、200円の収入印紙を貼り、割印が押印されている必要があります。ただし、これは領収書の発行者の義務ですし、印紙が貼られていないからといって領収書として無効になるわけではありません。また、クレジットカード決済の場合は印紙は不要です。

(2)確定申告ではレシート・明細書・納品書も領収書として使える?

日々の取引では領収書が発行されないケースも珍しくありません。領収書以外に支払いの証明書として使える書類はあるのでしょうか?

レシート

結論から言うと、レシートは経費の証明書として有効です。先ほど触れた通りレシートには宛名がありませんが、少額のものであればそれを問題視されることはほとんどありません。

問題となるのは高額の出費の場合です。この場合は購入の際に領収書を発行してもらい、宛名を記載してもらった方が無難です。

「いくらからが高額か」という明確な基準はありませんが、3万円を超えるような支払いでは領収書を発行してもらった方が良いでしょう。レシートは光や湿気で字が薄くなってしまうこともありますので、そういった点でも高額の経費は領収書をもらった方が安全です。

請求書、明細書、納品書等

請求書や納品書などは「取引があったことの証明」にはなりますが、「支払ったことの証明」にはなりません。つまり請求書や納品書は領収書の代わりにはならないのです。

ただし「請求書兼領収書」や「納品書兼領収書」のように領収書も兼ねている書類であれば経費の証明書として有効となります。なお、領収書を兼ねている場合は「料金を領収済」であることが分かるような記載や領収印の押印がされている必要があります。

インターネットの通販サイトなどで商品を購入した場合、請求書や納品書しか発行されないというケースもあります。その場合はクレジットカード明細やECサイトの購入履歴をプリントアウトするなどし、請求書や納品書と併せて保管しておけばOKです。

(3)確定申告ではいつからいつまでの領収書が必要?

確定申告で計上できる経費は「確定申告をする年の前年1月1日~12月31日」の期間中に支払ったものです。したがってその期間中の出費については領収書をとっておく必要があります。

ただし例外もあります。例えば12月31日にクレジットカードで経費を支払った場合、実際に口座から引き落とされるのは翌年1月となりますが、この場合は12月に経費として計上できます。

また、商品の仕入や外注費などは支払いが翌月末日払いとなることも多いと思いますが、この場合も「実際に商品を受け取った日」や「サービスの提供を受けた日」といった基準で経費に計上することができます。この場合、例えば12月の仕入代金を1月に支払うことになり、領収書の日付も翌年1月の日付となりますが、経費として計上することに問題はありません。

(4)破損していた領収書・汚れた領収書でも大丈夫?

破れたり汚れてしまった領収書でも、文字が確認できる状態であれば確定申告において証明書として有効です。

レシートは保存方法に気を付けよう

ただし、レシートのような感熱紙タイプのものは光に当てたり湿気などで文字が消えてしまうことがあります。レシートは封筒に入れて保管するなどして、文字が消えないよう工夫しましょう。

文字が判別できない領収書しかない時は?

全く文字が判別できない状態の領収書やレシートは、証明書としての機能を果たしません。

そのような場合は「日付、金額、店名、内容」を出金伝票などに記入して保管しておきましょう。出金伝票は自分で作成したものであるため証明書としての有効性は領収書やレシートよりも低いですが、全く何の証明書もないよりは作成しておいた方が無難です。

もし領収書の再発行が可能であれば再発行してもらうのが一番確実な対応です。再発行を依頼する際には「経費の不正計上をする目的ではない」ということを証明するためにも、破損した元の領収書を持参して依頼することをおすすめします。

3.確定申告の医療費控除に領収書は不要?

確定申告では経費以外にも領収書や証明書等が必要となるケースがあります。医療費控除やその他の控除と領収書の関係について解説します。

(1)医療費控除と領収書

医療費控除は年間の医療費の支払額が10万円を超える場合に確定申告で利用できる控除です。医療費の支払額を証明するために領収書が必要なのかどうかが気になるポイントではないでしょうか。

医療費控除の申請に領収書の「提出」は不要

まず、確定申告で医療費控除を利用する際に領収書やレシートを税務署に提出する必要はありません。以前は提出する必要があったのですが、2017年度から領収書の提出は不要となりました。

ただ、領収書の提出が必要なくなったとはいえ、領収書が不要となったわけではありません。万が一税務調査や税務署から問い合わせがあった場合には領収書を提示する必要があります。そのため、医療費控除に利用した領収書は原本を5年間保管しておく義務があります。捨ててしまわないよう注意しましょう。

医療費の支払い額は「医療費控除の明細書」で申請する

医療費控除の申請時に領収書の提出は不要という事をお伝えしましたが、それでは医療費の支払額はどのようにして証明されるのでしょうか? 証明書としての役割を果たすのは「医療費控除の明細書」という書類です。

医療費控除の明細書は確定申告書類の一部で2017年以前から作成する必要があった書類ですが、現在はこの明細書が正式な証明書としての役割を果たすこととなりました。なお、「医療費のお知らせ」を利用して医療費控除の明細書の記入を省略した場合はその「医療費のお知らせ」の原本を添付する必要があります。

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セルフメディケーション税制の申請にも明細書が必要

また、医療費控除と選択して利用できる「セルフメディケーション税制」を確定申告で利用する場合も領収書の提出は不要です。セルフメディケーション税制の場合は「セルフメディケーション税制の明細書」を作成して税務署に提出する必要があります。

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(2)その他控除と領収書

確定申告では医療費控除以外にも様々な控除が利用できます。各控除を利用するために必要な書類は下記のとおりです。

控除の種類 必要書類 入手方法 税務署への提出
社会保険料控除(国民年金の支払者のみ) 社会保険料(国民年金保険料)控除証明書 日本年金機構から10月~11月に送付される 必要
生命保険料控除・地震保険料控除 控除証明書 保険会社から10月~11月に送付される 必要
小規模企業共済等掛金控除 支払った掛金の証明書 加入団体から10月~11月に送付される 必要
寄附金控除(ふるさと納税含む) 寄附金受領証明書 寄付後1~2か月後に自治体や団体から送付される 必要

これらの書類を紛失するなどして手元にない場合は発行者に再発行を依頼しましょう。

もし確定申告の期限までに証明書の発行が間に合わなかったとしても、確定申告をすることで税金が還付になる方はあまり気にする必要はありません。還付申告の確定申告期間は1月1日から5年間となっているため、3月15日以降に提出しても何の問題もないからです。

一方、確定申告で支払う税金が生じる人は、確定申告期限までに確定申告を行う必要があります。この場合は最寄りの税務署に対応方法を確認するのが最も確実です。場合によっては保険料の領収書等を添付していったん確定申告を行い、証明書が準備できた時点で後日送付するという方法でOKとされることもあります。

また、確定申告を行った後に控除が漏れていたことに気付いた場合「更正の請求」という手続きをすることで税金の還付を受けることができます。更正の請求書を税務署に提出する際には、利用する控除の証明書を添付する必要があります。

4.確定申告で領収書の「提出」は不要?

確定申告で領収書は提出する必要があるのでしょうか? パターンを分けて整理しましょう。

経費の計上に用いた領収書

経費計上した領収書は税務署に提出する必要はありません。ただし、次章で詳しく解説する通り一定期間の保管が義務付けられています。

控除に関する領収書

前章で解説した証明書等や、住宅ローン控除を利用するための各種書類は確定申告の際に原本を提出する必要があります。一方、医療費控除やセルフメディケーション税制の領収書は提出する必要はありません。

その他の控除についてはケースバイケースで提出が必要となる書類が異なります。

なお、社会保険料控除や生命保険料控除を年末調整で利用した後に確定申告をする方は、証明書の提出は不要となります。

5.確定申告で使用した領収書の保管方法・保管期間

確定申告で使用した領収書はどのくらいの期間保管しておく必要があるのでしょうか?便利な保管方法についても解説します。

(1)確定申告に使った領収書の保管期間

経費計上に用いた領収書を税務署に提出する必要がないことは先ほど説明した通りです。ただし、後々税務調査などの際に必要となる可能性があるため原本の保管が必須です。税務調査では通常過去3年間~5年間の確定申告について調査が行われるため、過去数年間の領収書の保管が必要となります。

白色申告の場合は5年間、青色申告の場合は7年間の保管が法律で義務付けられていますが、白色申告の場合も帳簿は7年間保存することとされています。したがってどちらのケースでも7年間保管しておいた方が無難でしょう。

いつからの7年間?

「7年間」というのは確定申告の期限日が起算日となります。したがって2020年度の確定申告で利用した領収書は2021年3月15日から7年間の保管が必要ということです。青色申告の場合の保管期間は「2021年3月15日~2028年3月15日」までとなります。

保管期限よりも前に領収書を捨ててしまったらどうなる?

税務調査の際に領収書やレシートを提示できない場合、経費の正当性を証明することができず、その経費を否認されてしまう可能性があります。法律で定められた保管期間は必ず守ることを心がけましょう。

(2)確定申告に使う領収書はコピーでいいのか

領収書やレシートは基本的に原本を利用しなければなりません。コピーを有効としてしまうと経費の二重計上などの不正につながるため、原則コピーは無効です。

ただし、レシートは経年劣化により文字が薄くなってしまうという問題があります。そのリスクに備えるためのコピーであればしておいた方が良いでしょう。後々税務調査の際に判読不能なレシートを提示するよりはコピーを提示した方がまだ認められる可能性が高いと言えます。同様にレシートのスキャンデータや写真データなどを保存しておいても良いでしょう。

なお、そのような備えをしていても必ず経費が認められるとは限りません。あくまで領収書やレシートとして有効なのは原本であり、コピー等はやむを得ない場合の備えと考えましょう。

(3)確定申告で使った領収書の貼り方・まとめ方・分け方

領収書やレシートの保管方法には決められた方法はないため、やりやすい方法で保管しておけばOKと言えます。

ただし、全く整理せずに段ボールに入れておくような保管方法だと、税務調査に時間がかかったり、税務署の印象が悪くなるなどのデメリットも考えられます。

雑に保管していると領収書の破損につながる可能性もあるため、できるだけ下記のいずれかの方法で保管しておくことをおすすめします。

  • ファイリングしておく
  • ノートに貼り付ける
  • 封筒に小分けする
  • 月ごとにホチキス止めしておく

クリアファイルにレシートをそのまま入れて保管する方も多いと思いますが、レシートは光に当たると文字が薄くなってしまうという難点があります。そういった事態を防ぐためにも上記いずれかの方法で保管しましょう。

ファイリング・ノートに貼り付け

ファイリングやノートへの貼り付けは最も整理整頓されており、後々見返しやすいというメリットがあります。

貼り付け方は「日付順」「内容ごと」「取引先別」などが考えられますが、明確な基準にしたがって分けるのであればどんな分け方でも問題ありません。税務調査の際に確認しやすい貼り方は「日付順」「内容ごと」であると思われますが、そこまで神経質になる必要はないでしょう。

会計事務所の中にはファイリングやノートへの貼り付けを推奨しているところも多いので、その場合は指示に従って保管してください。

ただし、ファイリング・ノートへの貼り付けは保管に手間がかかるというデメリットもあります。最低限の時間で済ませたい方は次の方法がおすすめです。

封筒に小分け・ホチキス止め

最も簡単な保管方法は封筒に小分けして保管する方法です。分け方はこちらも「月別」「内容別」などやりやすい分け方で良いでしょう。

封筒に年度と中身を書いておけば見返すのも苦にはなりません。最後に小分けした封筒をクリアファイルや大きな封筒にまとめ、「〇〇年分領収書」などと書いて保管しましょう。

領収書の枚数が少ない方は月ごとにホチキス止めして保管しておいても良いでしょう。ただしその場合も年度ごとに封筒にまとめておくことをおすすめします。

6.確定申告の際に領収書・レシートがない時の対応方法

実は領収書などの経費の証明書がなくても経費として認められる可能性があります。なぜなら所得税法には「領収書がなければ経費としては認めない」と明記されているわけではないからです。

領収書が経費の証明書として有効なのはここまで繰り返し解説してきましたが、「領収書がない=NG」というわけではないということです。

しかし、そうは言っても何らかの証明は必要となります。その際に有効な手段が「出金伝票」などの記録です。出金伝票については次で詳しく解説します。

なお、消費税法では「3万円未満は領収書等がなくてもOKの可能性がある」「3万円以上の場合は領収書等が必須」という基準があります。混同しないよう注意しましょう。

(1)領収書がもらえない場合は出金伝票を使う

経費の中にはそもそも領収書が発行されないものもあります。例えば電車代・バス代や自動販売機の飲料費、冠婚葬祭のご祝儀や香典などです。このような経費は出金伝票を作成しておくことにより経費に計上することができます。

出金伝票には以下の内容を記載する必要があります。

  1. 日付
  2. 支払先
  3. 勘定科目
  4. 取引の内容
  5. 金額

交通費の場合は取引の内容に「〇〇駅↔〇〇駅」と行き先を明記するとともに、「研修会参加のため」「株式会社〇〇との打ち合わせ」などと外出の目的も併せて記載しましょう。

ご祝儀や香典の場合は取引の内容に「株式会社〇〇取締役〇〇様結婚式」などと詳細を記載するとともに、結婚式の招待状などをあわせて保管しておくとより信頼度が増します。

また、領収書を失くしてしまった場合も出金伝票は有効です。ただし出金伝票は必ずしも証明書として有効と言えるものではありません。交通費など少額の場合は問題視されることは少ないと思われますが、高額であったりあまりにも出金伝票を乱用している場合は税務署に疑われる可能性もあることは頭に入れておいてください。

(2)領収書やレシートを紛失・捨ててしまった場合は再発行を依頼

少額な経費で、かつ内容が分かる場合は出金伝票を利用しても良いかもしれませんが、高額な経費の場合は出金伝票では少し危険です。もし高額な経費の領収書やレシートを紛失してしまった場合は、可能であれば領収書の再発行を試みましょう。

ただし、相手側には領収書の再発行をする義務はないため断られる可能性も高いです。領収書を2回発行することは経費の不正計上にもつながるため、受け付けていないという会社も多いと思われます。

長い付き合いのある取引先であれば再発行に応じてくれる可能性も高いでしょう。再発行が難しい場合は請求書や納品書に受領印をもらう方法も有効です。

(3)確定申告時に領収書がない時はクレジットカードの明細も利用できる

クレジットカードで支払った経費の場合、領収書がなくてもクレジットカード利用明細に「書類の発行者」「支払った人の氏名」「日付」「購入内容」「金額」が記載されていれば領収書の代用書類として認められます。

クレジットカード明細を領収書代わりに利用する際には以下の2点に注意しましょう。

  1. クレジットカード会社によっては過去の明細を確認できる期間に限りがある
  2. 経費の二重計上が起こりやすい

特に注意すべきは2の「経費の二重計上」です。クレジットカードで商品を購入した際にお店が発行するレシートとクレジットカード利用明細を両方経費に計上してしまうと、経費を二重に計上してしまいます。このようなことが起こらないように、クレジットカード払いの領収書は分けて保存しておくと良いでしょう。

経費をクレジットカードで支払うのは様々なメリットがあります。最近の会計ソフトはクレジットカードの利用明細を取り込めば自動で仕訳作業を行ってくれるものがあります。この機能を使えば自力で確定申告を行うことも可能でしょう。

さらに「カードのポイントが貯まる」「経費の精算の手間が省ける」といったメリットもあります。個人事業主でも法人カードを作ることは可能なので、領収書の整理や経費精算を面倒に感じている方はクレジットカードの利用で業務の効率化が図れるはずです。

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7.個別ケースの解説|交通費・冠婚葬祭など

ここからは個別のケースにおける領収書の取り扱いについて解説します。

(1)確定申告で国民健康保険・国民年金の領収書は必要?

国民健康保険、国民年金、介護保険の支払いがある場合、社会保険料控除の対象となります。

これらの領収書や証明書のうち提出が必要なのは「国民年金」「国民年金基金」の証明書である「社会保険料(国民年金保険料)控除証明書」のみです。それ以外の保険料の証明書は提出する必要はありません。

国民健康保険や介護保険は証明書の提出は必要ありませんが、その年の支払額を確定申告書に記載する必要があります。その年の支払額は以下の書類から確認しましょう。

  • 保険料の領収書
  • 通帳(口座振替の場合)
  • 納付済通知書
  • 公的年金等の源泉徴収票(介護保険が天引きされている場合)

もし国民健康保険や介護保険の支払金額が分からない場合、お住いの市区町村に確認すれば支払額を教えてもらうことができます。

(2)確定申告で交通費の領収書が必要な時はどうすればいい?

電車代やバス代など、領収書が発行されないものについては出金伝票にその移動の詳細を記録しておきましょう。詳しくは「6.(1)領収書がもらえない場合は出金伝票を使う」を参考にしてください。

なお、電車代についてはその都度切符を購入すれば券売機で領収書を発行することができます。少額の乗車賃であれば出金伝票でも代用可能と思われますが、新幹線の移動の場合などは領収書を忘れずに発行しておきましょう。

チャージ代の領収書は不要

SuicaやPASMOのチャージ代や、ガソリンスタンドのプリペイドカードへの入金などは少し考え方が異なります。これらは「単に現金をカードに移しているだけ」なので、が経費としては認められません。

ガソリンスタンドのカードへのチャージは通常ガソリンスタンドでしか使用しないため、まだ分かりやすいと言えます。「実際にガソリンを入れた際の領収書」のみ経費として有効であるため、その領収書を保管しておけばOKです。「チャージ代」の領収書は保管する必要はありません。

Suica・PASMOで買い物したときの領収書

SuicaやPASMOで買い物等をした場合は、その買い物をした際の領収書を保存しておけばOKです。電車賃は以下のいずれかの方法で証明書類を準備する必要があります。

  • 移動のたびに出金伝票を作成する
  • 交通費精算書などを作成する
  • 券売機でSuicaの利用履歴を印字する
  • モバイルSuicaの場合、利用明細を印刷する

これらの書類を保存することにより、SuicaやPASMOによる電車賃の証明とすることができると考えられます。

(3)医療費控除の領収書とは?

医療費の支払いを証明するのは病院や歯医者、薬局等の領収書やレシートです。これらの書類は税務署に提出する必要はありませんが、5年間保管しておく義務があります。

なお、医療費控除の際に作成する「医療費控除の明細書」は、「医療費のお知らせ」という書類を確定申告書に添付することで記入を省略することができます。医療費のお知らせは毎年1月~2月に加入している健康保険組合から送付されます。

(4)家賃・光熱費・通信費・携帯代の領収書には何が使える?

現金払いの場合はこれらの領収書を保管しておけばOKです。税務署への提出も必要ありません。

問題なのはクレジットカードや口座振替でこれらの支払いをしている場合です。この場合は領収書が発行されないため、クレジットカード利用明細や通帳と併せて、請求書や利用明細書を保管しておけば確実です。

(5)ふるさと納税の領収書とは?

ふるさと納税の支払いがある方は、確定申告で寄附金控除を受けることができます。その際の証明書となるのが「寄附金受領証明書」です。

証明書が送られてくる時期は自治体によって異なりますが、大体寄附をしてから1か月~2か月以内には届くはずです。この証明書は確定申告の際に税務署に提出する必要があります。

(6)冠婚葬祭費用の領収書には何が使える?

冠婚葬祭の際のご祝儀や香典は領収書が発行されないため、出金伝票を作成して証明書とします。詳しくは「6.(1)領収書がもらえない場合は出金伝票を使う」を参考にしてください。

まとめ

いかがでしたでしょうか。今回は確定申告と領収書について解説しました。確定申告の提出書類についてまだ解決していない疑問がある方は以下の記事もお勧めです。ぜひ併せてご覧ください。

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