インボイス制度の出張旅費等特例とは｜出張の宿泊費・交通費にインボイスは不要？

この記事では、出張の際にかかる費用について、インボイスの取得や保存が必要になるのかどうかわかりやすく解説します。

1．交通費にインボイスは必要？｜公共交通機関特例と出張旅費等特例

消費税の仕入税額控除（売上の際に受け取った消費税から、仕入の際に支払った消費税を引くこと）を受けるためには請求書等と一定の事項を記載した帳簿の両方を保存することが必要ですが、インボイス制度開始前においては支払対価が3万円未満の場合は請求書などの保存をしなくても帳簿の保存だけで仕入税額控除の規定の適用を受けることができました。

これがインボイス制度によって、消費税の仕入税額控除を受けるためには、支払対価が税込3万円未満の場合であっても原則として適格請求書または適格簡易請求書と一定の事項を記載した帳簿の両方を保存することが必要となります（以下、適格請求書と適格簡易請求書をまとめて「適格請求書等」といいます）。

一方、公共交通機関へ支払った税込3万円未満の交通費や、一定の出張費用または通勤手当については帳簿の保存のみ、つまり適格請求書等を保存しなくても仕入税額控除を受けられる特例があります。

以下、公共交通機関を使った場合の特例である「公共交通機関特例」と、出張旅費・日当・通勤手当などに関する特例である「出張旅費等特例」について解説します。

公共交通機関特例とは？

公共交通機関特例の対象となる「公共交通機関」は船舶、バス、電車に限定されています。

飛行機、タクシー、レンタカーなどは公共交通機関特例の対象とはなりません。

また、公共交通機関特例の適用可否は「1回の取引金額」が税込3万円未満かどうかで判定されます。たとえば、1人あたり1万円のきっぷを5人分購入した時の「1回の取引金額」は1万円ではなく5万円であるため、この場合は公共交通機関特例の適用を受けることはできません。

公共交通機関特例は「旅客の運送に直接的に附帯するもの」が対象であることから、電車の普通運賃の他に特急料金、寝台料金なども対象に含まれますが、入場券や手回品料金などは対象に含まれません（インボイス通達3-10）。なお、「手回品料金」とは動物専用ケースに入れた小動物を電車内に持ち込むための料金です。

なお、1回の取引金額が3万円以上であることなどの理由から公共交通機関特例の適用を受けられない場合であっても、適格請求書等を保存することで消費税の仕入税額控除を受けることができます。

参考：JR東日本ホームページ

出張旅費等特例とは？

次に出張旅費等特例について解説します。

出張旅費等特例は、出張にかかる費用（旅費、宿泊費、日当）と通勤手当に大別されます。

出張にかかる費用については、社員へ支給する出張旅費等（旅費、宿泊費、日当など）がその旅行（出張）に通常必要であると認められる部分の金額であれば、適格請求書等を保存しなくても消費税の仕入税額控除を受けることができます。

なお、「その旅行（出張）に通常必要であると認められる部分の金額」は、所得税が非課税とされる金額を意味します。

通勤手当については、社員へ支給する通勤手当がその通勤に通常必要であると認められる金額であれば、適格請求書等を保存しなくても消費税の仕入税額控除を受けることができます。

通勤手当については、「所得税が非課税とされる金額」という制限はありませんので、所得税の非課税限度額（1月あたり15万円）を超える部分についても適格請求書等の保存は必要ありません。

2．出張費用とインボイス制度について

出張旅費等特例は日当でも実費精算でも適用できる

出張にかかる費用を社員に支給した場合は、旅費規程等に基づく支給かつその金額が出張に通常必要であると認められるものであれば、それが一律支給であっても従業員からの申請に基づく実費支給であっても、いずれの場合でも出張旅費等特例の適用を受けることができます。

出張旅費等特例は上限金額ナシ｜タクシー代、ガソリン代、レンタカー、飛行機もOK

出張旅費等特例に金額の基準はないので、1回の取引金額が税込3万円以上であっても問題ありません。

また、旅費規程にタクシー、飛行機、レンタカーを利用できる旨が記載されており、かつ出張の目的を果たすためにこれらの利用が必須の場合は、これらの料金も出張旅費等特例の適用を受けることができると考えられます。

出張旅費等特例を利用できないケース

出張旅費等特例は出張旅費等を会社から従業員へ支給した場合の特例であるため、次のような場合はこの特例の適用を受けることはできません。

• コーポレートカード（会社名義のクレジットカード）で旅費や宿泊代を支払った場合
• 会社が旅行代理店に切符や宿の手配を依頼して代金を当該旅行代理店に支払った場合

また、出張旅費等特例は「出張」の場合に限って適用されるものであるため、近場の取引先を訪問する際のタクシー代などには適用されません。タクシー代は公共交通機関特例の適用もないため、こうした場合は適格請求書等の保存が必要です。

電子マネーのチャージについて

SuicaやPASMOといった交通系電子マネーへのチャージについては、チャージ時においては消費税が課税されないため、チャージの領収書を保存する必要はありません。

チャージした残高で山手線に乗車した場合は公共交通機関特例の適用を受けることができるため適格請求書等の保存は必要ありませんが、チャージ残高で取引先への手土産を購入したり、取引先を接待する店へ向かうためのタクシーに乗車したりした場合は、これらにかかる適格請求書等の保存が必要です。

3．通勤費用とインボイス制度について

通勤手当について請求書等の保存が必要ないということはインボイス制度開始前後で変わりません。

インボイス制度開始前の2023年9月30日以前のときと同じく、適格請求書等の保存がなくても仕入税額控除を受けることが可能です。

通勤が公共交通機関で行われる場合はもちろん、公共交通機関以外で行われる場合、たとえばマイカー通勤の従業員にガソリン代を支給しているケースであっても、それが通勤に必要な金額であれば、当該ガソリン代の支給について適格請求書等を保存する必要はありません。

また、上述のとおり、通勤手当については、「所得税が非課税とされる金額」という制限はありませんので、所得税の非課税限度額（1月あたり15万円）を超える部分についても適格請求書等の保存は必要ありません。

4．特例を適用する場合、帳簿への記載事項はどうなる？

ここまで、出張旅費や通勤手当などについて、出張や通勤に通常必要な費用に関しては原則として適格請求書等の保存が必要ないことを解説しました。

ただし、適格請求書等の保存は必要なくても、消費税の仕入税額控除の規定の適用を受けるためには、他の費用と同じく、一定の事項を記載した帳簿の保存は必要です。

以下、帳簿の記載事項について、通勤手当を支給した場合、実費精算請求に基づいて従業員へ出張旅費を支給した場合、出張旅費がコーポレートカードで決済された場合に分けて解説します。

従業員に通勤手当を支給した場合

従業員へ通勤手当を支給した場合は、下記の事項を帳簿に記載する必要があります。

• 通勤手当を支給した年月日
• 課税仕入れの相手方の名称
• 通勤手当に関する支出である旨
• 従業員に支給した通勤手当の額（消費税込み）
• 出張旅費等特例の適用を受けること

なお、出張旅費等特例の適用を受ける場合はその旨を帳簿に記載する必要がある一方、帳簿のみ保存の場合に一般的に必要とされている「仕入れの相手方の住所または所在地」を記載する必要はありません。

従業員から実費請求された出張旅費を支給した場合

従業員から実費請求された出張旅費を支給した場合の帳簿への記載事項は次のとおりです。

• 出張を行った年月日
• 課税仕入れの相手方の名称
• 出張旅費や宿泊費に関する支出である旨
• 従業員に支給した出張旅費の額（消費税込み）
• 出張旅費等特例の適用を受けること

従業員に対して出張旅費を支給した場合も、「課税仕入れの相手方」である従業員の住所は会社側が把握していることから、通勤手当同様「仕入れの相手方の住所または所在地」を記載する必要はありません。

出張旅費がコーポレートカードで決済された場合

最後に、出張旅費がコーポレートカードで決済された場合は、「課税仕入れの相手方」は従業員ではなく公共交通機関や宿泊施設です。

そのため出張旅費等特例は使えませんが、1回の取引金額が3万円未満の船舶、バス、電車の場合は公共交通機関特例の適用を受けることができます。

1回の取引金額が2万円の新幹線代と、1万円の宿泊代がコーポレートカードで決済されたときの帳簿への記載事項はそれぞれ次のとおりです。

①新幹線代（適格請求書等の保存は不要）

• 新幹線に乗車した年月日
• 課税仕入れの相手方の名称
• 新幹線代である旨
• 公共交通機関へ支払った対価（消費税込み）
• 公共交通機関特例の適用を受けること

「公共交通機関特例の適用を受けること」の記載事項について、国税庁のQAでは「3万円未満の鉄道料金」との記載例が示されています。

出典：国税庁 インボイス制度に関するQ&A 問107

②宿泊代（適格請求書等の保存が必要）

• 宿泊日
• 課税仕入れの相手方の名称
• 宿泊代である旨
• 宿泊施設へ支払った対価（消費税込み）

5．出張費用の領収書を提出させた方がいいケース

ここまで、出張費用や通勤手当等に関して、領収書などの適格請求書等の保存が不要となる特例である公共交通機関特例と出張旅費等特例の適用要件を解説しました。

これらの特例の適用を受けられるものについては従業員から領収書の提出を受ける必要はありませんが、次のようなケースでは、取引先等への説明責任を果たす観点や内部統制の観点から領収書を提出させたほうがよいでしょう。

• かかった出張旅費を取引先や官公庁に報告しなければならない場合
• 出張旅費が不自然に高額である場合
• 合理的ではないルートや私的な寄り道を含めている恐れがある経費精算が申請された場合