起業するなら最低限知っておきたい経理の基礎知識、便利ツールの紹介

ライター服部
監修
エファタ㈱ 服部 貞昭
CFP(日本FP協会認定)、2級ファイナンシャル・プランニング技能士(国家資格)
ベンチャーIT企業のCTOおよび会計・経理を担当。
自ら経理処理を行う中で疑問に思ったこと・気づいたことを記事にして発信中。
税金やお金に関することが大好きで、それらの記事を1000本以上、執筆・監修。
IT技術を駆使して、役立つ便利なツールも開発中。
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経理

筆者は起業(法人設立)してから数年間、従業員が少なく会社が小さい間は、経理をほぼ一人で行ってきました。

個人事業主の経理や法人の経理は、決して難しいものではありません。経理の基礎とルールを押さえ、会計ソフトなどの経理ツールを利用すれば起業したばかりの方でも簡単に経理業務をすることができます。

今回は、筆者の経験を基に、まずは最低限知っておくべき経理の基礎知識や便利なツール(会計ソフト)についてご紹介します。「起業したいけど、経理が苦手なので二の足を踏んでいる人」や「起業したけど、経理について悩んでいる人」は、ぜひともご覧ください。

1.経理とは?

「経理」とは、「事業活動を数字で表すこと」です。個人事業者や会社は利益を出すために、日々営業活動を行っています。営業活動で発生する売上や費用などの取引を「簿記」というルールで集計し、目に見えるものにすることが主な経理の役目です。また、「経理」とは「経営管理」の略称でもあり、事業の目標達成のために「人・物・お金」などの経営資源を管理することも立派な経理の役目です。

1-1.経理はなぜ必要?

「経理」をなくして事業や会社は正しい経営判断をすることができません。経理業務は、事業や会社の要と言っても過言ではありません。経理業務では、日々の取引を帳簿に記録して月次試算表の作成をし、1年間の成績表である決算書を作成します。決算書をもとに所得税の確定申告書や法人税申告書を作成し、所得税・法人税の納税を行います。この一連の業務は、どれも事業や会社にとって重要な手続きであり、対外的にも社内的にも必要不可欠です。

経理業務による決算書作成の対外的な必要性は、次のようなものであり、様々なシーンで利用されます。

  • 株主への決算報告(会社の場合)
  • 法人税申告(個人事業主は所得税申告)をする際に提出
  • 金融機関からの融資を受ける際に提出
  • 新規取引先からの信頼を得るために決算書の開示

決算書の作成は対内的にも重要な役割を担っており、「経営者にとって一番重要な経営判断資料」です。

1-2.経理に専門知識が必要か?

経理にとって、決算書を作成するために会計の専門知識である「簿記」を勉強することは重要です。しかし、経理業務をするだけであれば、簿記の資格である「日商簿記」を取得する重要性が高いとは言えません。なぜならば、「日商簿記」で勉強する専門知識と、経理業務で必要になる知識は同じでは無いからです。

例えば、日商簿記2級では「会社の合併などのM&A」について学習するのですが、実際の会社の経理業務ではM&Aに遭遇する機会は決して多くありません。また、そのような機会があっても、会計士や税理士が経理処理を行うため、一般的な経理が行う業務ではありません。専門知識を身につけることは大事ですが、そのために勉強の時間を割くよりも、経理業務をしながら日常的に必要な知識を身に付けていく方が近道です。分からないことが出てきたら税の専門家である税理士に相談しましょう。

2.起業したての経理は、入出金・売上・経費の管理から

起業したばかりで右も左も分からない人は、まず、以下の3つだけ押さえていきましょう。

  1. 現金と銀行口座の出金・入金
  2. 売上
  3. 経費(仕入)

事業や会社の営業活動では、この3つの取引が大部分を占めることになりますので、一番重要な経理業務と言っても過言ではありません。

2-1.現金・預金の入出金の管理

経理業務の原則は、事業や会社の現金の流れを適正に把握し管理することです。現金や預金の入出金管理は、「出納業務」と言わる重要な業務です。現金は、事業や会社にとっての生命線です。現金の流れ(キャッシュフロー)を把握することで健全な事業体制を作り上げることができます。

業績が良い事業であっても、キャッシュフローの管理ができていないと運転資金が足りずに倒産(黒字倒産)してしまうこともありえます。「会社にいくらの現金預金があるのか」「いつどれくらいの現金が必要になるのか」を常に意識することは、経理で一番大切な業務です。「使用したお金」と「使用するお金」を管理するために資金繰り表を作成することで、目に見える形で現金預金を管理することができます。

2-2.売上管理

日々事業を行う上で重要になるのが「売上管理」です。売上をあげなければ利益を獲得することができないので事業として成り立ちません。適切に売上を管理することで、事業の問題点も発見することができます。「なぜ売上が下がっているのか」「なぜ利益率が下がっているのか」などの問題を売上管理により見つけることができます。問題の原因を売上管理の情報をもとに特定し、解決策や対策を講じることで売上向上の戦略を立てることができます。

売上管理方法は、事業の業種によって異なります。例えば、小売業の場合は詳細な売上データを把握する必要があります。「商品名・販売価格・販売個数・販売時間・購入した顧客の年齢や性別」などのさまざまなデータを収集、蓄積、分析を行うことで次の戦略を立てることができます。また、売上管理で得た情報は今後のマーケティングにも活用することができる重要な資料になります。

売上管理は、売上高だけを管理するのではなく売上代金の回収についても管理しなければなりません。この業務は「出納業務」とも関連しますが、「いつまでにどれくらいの売上代金の回収ができるのか」「返済の滞っている売上代金はいくらあるのか」を把握することは、売上管理の重要な業務です。

2-3.経費(仕入)の管理

売上管理の次に重要になるのが「経費(仕入)の管理」です。どの経費が重要になるかは事業の業種によって異なります。例えば、飲食業であれば「食材仕入」と「人件費」が二大経費と言われています。主な経費の割合を管理することで、適正な売上価格設定を行うことができます。飲食業の場合では、「食材仕入」と「人件費」の合計額が売上の50%以内に収めることで利益が出る事業体制にすることができると言われています。

「経費(仕入)の管理」には、どの費用にいくら使ったのかを分析する必要があり、経費を項目別、取引先別、商品別に分類して集計し、適正な「経費(仕入)の管理」を行いましょう。また、「経費(仕入)の管理」は、棚卸などの「在庫管理業務」にとっても重要な情報になります。

「経費(仕入)の管理業務」は、仕入代金の支払業務も含みます。仕入代金の支払いをなるべく遅く支払うことで、事業のキャッシュフローが良くなります。しかし、仕入代金の支払いを忘れて仕入先との信頼関係を損なわないように注意しましょう。

3.起業したら最低限やること

経理業務の1つに申請書や申告書の作成・提出、銀行口座の開設などの業務があります。ここでは起業した際に、最低限まず行わなければならない手続きについてご紹介します。

3-1.役所への届出

起業したら市役所や税務署への届出書が必要です。起業形態によって提出する書類が違うため、「個人事業主で起業する場合」と「法人を設立した場合」の両方をご紹介します。

3-1-1.個人事業主で起業する場合

個人事業主が起業した場合に最低限必要になる届出書は、「個人事業の開業・廃業等届出書」です。管轄の税務署に開業後1ヶ月以内に提出が必要です。都道府県と市町村にも「個人事業の開業・廃業等届出書」の提出が必要になります。こちらの提出期限は各地方公共団体で異なりますが、概ね15日から1ヶ月以内です。

「個人事業の開業・廃業等届出書」以外にも、「青色申告承認申請書」を同時に税務署へ提出することで、確定申告時に最大65万円の特別控除が受けられる特典を得ることができますので、提出を検討してみましょう。

3-1-2.法人を設立して起業する場合

法人を設立して起業した場合は、税務署に以下の届出書の提出が必要です。

  • 法人設立届出書(法人設立の日以後2か月以内)
  • 棚卸資産の評価方法の届出書(最初の事業年度の確定申告書の提出期限まで)
  • 減価償却資産の償却方法の届出書(最初の事業年度の確定申告書の提出期限まで)

任意ですが、青色申告で申告したい場合は、「青色申告の承認申請書」の提出が必要になります。法人設立届出書は、都道府県と市町村にもそれぞれ提出する必要があります。

個人で起業した場合でも法人を設立した場合でも、従業員を雇うと追加で税務署や労働基準監督署へ届出書の提出が必要になるので注意が必要です。

3-2.個人事業用または法人の銀行口座の開設

税務署などに届出書の提出を行ったら、銀行口座の開設を行いましょう。個人事業主は、「屋号付き口座」を開設することができます。口座名義を「本名+屋号」で作ることができるため、プライベートで使用する銀行口座と区別して使用することができます。郵便局で事業用の銀行口座を開設すれば、口座名義は「屋号のみ」で作成することができるので、本名を振込先にすることに抵抗がある人にはおすすめです。

法人を設立して起業をした場合は、なるべく早く銀行口座の開設を行いましょう。最初は個人の口座を利用することも可能ですが、個人口座に振り込むように取引先に依頼すると嫌がられることもありますし、何より信頼度が下がってしまいます。

法人名義の銀行口座は、個人の銀行口座の開設に比べて審査が厳しいので必要書類を事前に確認し準備しましょう。

個人事業用の銀行口座を開設する場合でも、法人口座を開設する場合でもネット銀行で口座開設を行うと振込手数料がお得になります。また、いつでもインターネットを通じて振込でき、取引明細もダウンロードすることができるのでおすすめです。

ネット銀行以外の金融機関では振込手数料が高めに設定されていることが多いですが、ある程度、振込件数が多ければ(月数十件程度以上)、ネット銀行並みに振込手数料を下げてくれることもありますので、頃合いを見て交渉してみると良いでしょう。

3-3.法人カードの作成

こちらは必須ではありませんが、銀行口座の開設が終わったら、便利な法人カードの作成がおすすめです。法人カードは、経費精算などの煩わしい業務を減らすことができます。「法人カード」という名称ですが、個人事業主でもカードを発行することができます。

法人カードは経費などの支払いに使えるビジネスに特化したクレジットカードのことで、様々な特典(ポイント還元等)やETC機能、傷害保険などの付帯サービスが充実しています。

インターネット関連事業など、クラウドサービスを頻繁に利用する場合には、支払い方法がほぼクレジットカード決済ですので、法人カード作成は必須ともいえるでしょう。

現金の管理の必要もなくなり盗難などのリスクもなくなります。

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4.会計ソフトを利用しよう

ここまでさまざまな経理業務についてご紹介しました。ここでは、経理業務で一番難しいと思われている「会計業務」についてご紹介します。冒頭でもご紹介しましたが、会計の専門知識である「簿記」が「会計業務」では重要になってきます。しかし、簿記の勉強では全て電卓のみで財務諸表の作成を行うため難易度が高いのですが、実務では「会計ソフト」を導入している会社や事業所がほとんどです。

「会計ソフト」を導入することで、専門的な簿記の知識が無くてもルールを覚えてしまえば会計業務を行うことができます。また、銀行口座明細やクレジットカードの利用明細のデータを直接「会計ソフト」に取り込むことができるため、会計業務を効率化することができます。

4-1.会計ソフトの種類

「会計ソフト」には、大きく分類して「クラウド型」と「インストール型」があります。ここでは、この2つの会計ソフトの種類にはどのような違いがあるのかご紹介します。

4-1-1.クラウド型の会計ソフトの特徴

「クラウド型の会計ソフト」とは、ソフトをパソコンにインストールしなくてもインターネットにより会計機能や他の一定の機能を利用することができるシステムのことを言います。

クラウド型の会計ソフトのメリット
  • データ破損の心配がない
    クラウドサーバーにデータが保存されるため、パソコンがウイルスに感染したり、物理的に破損したりしてもデータを失う危険性はありません。
  • 常に最新状態のシステムを利用できる
    ソフトのインストールによるバージョンアップが必要ないため、常にバージョンアップ後の最新状態の会計ソフトを利用することができます。
  • 銀行口座やクレジットカード明細と連動できる
    ネットバンキングやカード会社のデータと連動して自動で会計ソフトに反映されるようにできます。会計データ入力の手間を大幅に減らすことができます。
クラウド型の会計ソフトのデメリット
  • コストがかかる
    「クラウド型の会計ソフト」は、会計ソフトの購入ではなく、月額使用料を支払って利用できるサービスですので、導入後も一定の維持費がかかります。

4-1-2.インストール型の会計ソフトの特徴

「インストール型の会計ソフト」は、パソコンに直接インストールして利用する会計ソフトで「パッケージ型会計ソフト」とも言われます。

インストール型の会計ソフトのメリット
  • 月額料金がかからない
    買い切り式のため、会計ソフトの購入後に費用が発生することはありません。
  • システム障害が起こりにくい
    通常の処理であればインターネットに接続することは無いため、システム障害が起こりにくいです。
インストール型の会計ソフトのデメリット
  • バージョンアップが必要
    法改正などがあった場合に、バージョンアップデータのインストールが必要になります。
  • ライセンス制約がある
    「インストール型の会計ソフト」は、1パッケージにつき1台までしかインストールできない場合がほとんどです。複数のパソコンを所有している場合は、どのパソコンにインストールするのか慎重に考える必要があります。
  • ハードディスクの容量を消費する
    会計ソフトをパソコンにインストールするためハードディスクの容量を消費します。容量の少ないパソコンでは、利用できない場合もありますので注意が必要です。

4-2.クラウド型会計ソフト

有名なクラウド型の会計ソフトには、次のような商品があります。

freee

ネットバンキングの利用履歴と連動し、勘定科目まで予測して入力してくれます。また、スマートフォンのアプリを利用して領収書の写真を撮ればAIが文字情報を自動解析して会計仕訳を作成するため、会計の知識が無くても会計業務をすることができます。

いわゆる複式簿記を意識する必要がありませんので、会計の知識が少ない初心者にオススメです。

■入会のご案内
会計ソフトfreee登録ページ

MFクラウド

マルチデバイス対応になっており、パソコン以外でもiPhone、iPadやAndroidなどのスマートフォンやタブレットでも利用することができます。POSデータやネットバンキングなどの様々なデータと連携可能なうえ、同社が提供している給料ソフト・請求書ソフト・マイナンバー情報ともセットで利用することができます。

簿記を勉強したりして複式簿記に慣れている人は、こちらがオススメです。筆者も利用しています。

弥生オンライン

他のクラウド型会計ソフトと比べてカスタマーサポートが充実しています。電話・メール・チャットで問合せが可能なうえ、オペレーターと画面を共有しながらサポートを受けることができます。顧客満足度の高いクラウド会計サービスです。

今まで弥生会計を利用してきた人には、オススメです。

■入会のご案内
弥生シリーズ登録ページ

4-3.インストール型会計ソフト

有名なインストール型の会計ソフトには、次のような商品があります。

弥生会計

会計初心者でも扱えるように会計ソフト内にナビゲーション機能があり、ナビに沿って入力するだけで各種設定ができるようになっています。銀行明細やクレジットカードの利用明細データを自動で取り込み、AIが自動で会計仕訳を入力する機能が付いているので、帳簿の入力にかかる時間を節約することができます。

価格も手頃な最もオーソドックスな会計ソフトです。

会計王

ソリマチの会計王の特徴は、「簡単操作でしっかり機能」です。業種を選択するだけで初期設定が簡単にできるほか、他社の会計ソフトからのデータ移行が簡単にできます。AI自動仕訳機能があり会計仕訳入力の手間を省くことができるのが特徴です。

弥生会計よりも価格は安いですが、比較的、しっかりとした機能が揃っています。筆者は会計ソフトを利用する前、ずっと会計王を利用してきました。

勘定奉行シリーズ

「勘定奉行シリーズ」の特徴は、顧客の声を反映した直感的で分かりやすい操作性により、初心者でも使いやすい設計になっています。また、会計上級者まで満足のいく機能がついており、初心者から上級者まで、レベルを問わず利用することができます。

価格はやや高めですが、ある程度、本格的な会計を行い人にはオススメです。

まとめ

今回は、「起業したての経理と便利なツール・サービス」についてご紹介しました。

経理業務は、個人事業や会社にとって事業が成功するかの鍵を握る重要な業務です。会計業務などは、難しいと思われがちですが、日常取引などの処理を行うには専門知識は必要ではありません。

まずは、次の3つを把握しましょう。

  • 現金と銀行口座の出金・入金
  • 売上
  • 経費(仕入)

起業したら最低限やることは次の3つです。

  • 役所への届出
  • 個人事業用または法人の銀行口座の開設
  • 法人カードの作成

様々な会計ソフトがサポートしているため会計業務に割く時間も少なくなってきています。経理業務を懸念して起業することを迷っている方は、会計ソフトのサービスなどをチェックしてみてはいかがでしょうか。

ライター服部
監修
エファタ㈱ 服部 貞昭
CFP(日本FP協会認定)、2級ファイナンシャル・プランニング技能士(国家資格)
ベンチャーIT企業のCTOおよび会計・経理を担当。
自ら経理処理を行う中で疑問に思ったこと・気づいたことを記事にして発信中。
税金やお金に関することが大好きで、それらの記事を1000本以上、執筆・監修。
IT技術を駆使して、役立つ便利なツールも開発中。
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