マイナンバーの提出を拒否できるの?会社はどうなる?

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マイナンバー制度により勤務先や税務署などからマイナンバーの提出を求められます。
しかし、マイナンバー提出について「重要な個人情報を教えたくない」「情報漏洩が不安」と思われる方もいらっしゃるのではないでしょうか。

ここでは、「マイナンバーの提出を求められた場合に拒否することができるのか?」「提出しない場合には罰則があるのか?」利用者の視点でご紹介します。

1.マイナンバーはどんなときに提出するの?

マイナンバーの提出については、マイナンバー法により規定されています。

現状では、「税」「社会保障」「災害対策」の分野のうち特定の手続きについてマイナンバーの記載が必要です。それ以外、法律で定められた範囲外でのマイナンバー情報の「収集・利用・保管・提供」は制限されています。

具体的には、以下の手続きにマイナンバーの提出が必要になります。

  • 会社員で給与や退職金を受け取る場合、またはアルバイトで賃金を受け取る場合に年末調整手続きのために勤務先にマイナンバーの提出が必要。
  • 会社員で雇用保険、健康保険、厚生年金などの手続きのために勤務先にマイナンバーの提出が必要。
  • 原稿料や講演料などの報酬、料金、契約金などを受け取る場合に支払先にマイナンバーの提出が必要。
  • 不動産の売却(100万円超)がある場合や不動産の仲介料や賃借料(15万円超)を受け取る場合に支払先にマイナンバーの支払いが必要。
  • 銀行や証券会社で新規口座を開設する場合に銀行、証券会社にマイナンバーの提出が必要。
  • 保険会社との契約時にマイナンバーの提出が必要。
  • 確定申告書の提出時にマイナンバーの提出が必要。
  • 児童手当申請、年金受給申請、失業保険申請、生活保護申請に各行政機関にマイナンバーの提出が必要。
  • その他、地方自治体のサービス(住民票や戸籍の申請、軽自動車税減免申請、ふるさと納税など)にマイナンバーの提出が必要。

2.マイナンバーの提出拒否と罰則・デメリット

通常、従業員は勤務先に、自営業の方は確定申告時に税務署にマイナンバーの提出が求められます。
しかし、セキュリティの面で個人情報の漏洩が不安な方もいらっしゃるのではないでしょうか。

実は、マイナンバーの提出は法律で規定されていますが、提出を拒否したからといって罰則規定はありません

会社側は、従業員のマイナンバー提出拒否を理由に給与減額や解雇などの不利益を課すことは認められていません。

また、行政サービスについてもマイナンバーカードの提出を拒んだからと言って、サービスが受けられなくなることはありません。
例えば、税務署では申告書等にマイナンバーの記載がない場合でも申告書等を受理すると明記しています。

(1)会社はマイナンバーを記載する義務がある

従業員やアルバイトの方がマイナンバーの提出を拒んだ場合、本人には罰則規定はありません。

しかし、会社側はマイナンバーの提出を拒否されると雇用保険業務や年末調整業務、労災保険業務に支障をきたしてしまいます。そのため、会社の担当者から再三にわたってマイナンバーの提出依頼を行う場合も多くあります。

会社は行政へ提出する書類にマイナンバーを記載する義務があり(罰則はありません)、従業員のマイナンバーの記載がない場合には行政機関とのトラブルに発展してしまう可能性が考えられます。

会社側では、「従業員にマイナンバーの提出を求めたが拒否された」という説明がなければ義務を果たしていないことになるため、従業員がマイナンバーの提出拒否を行う場合は「マイナンバー提供拒否確認書」を会社に提出することになるでしょう。

(2)会社との関係が悪くなるデメリットあり

個人情報の漏洩などの理由により、従業員はマイナンバーの提出を拒否しても罰則はありません。

しかし、会社は行政への説明などの業務の負担が増加します。また、会社が信用されていないと感じ、快く思わない場合もあるでしょう。
最悪の場合、会社と従業員という関係性を保つことが難しくなるおそれもあり、裁判等に発展するケースも考えられます。

マイナンバーの提出拒否は、会社との関係性を悪くする可能性がありますので、よくデメリットを考えてから行動しましょう。

3.なんとなく不安ではなく、リスクを具体的に考えてみよう

「マイナンバーの提出を拒否しても罰則がない」のは事実ですが、罰則がないことはマイナンバーの提出拒否の理由にはなりません。

マイナンバーの提出を拒む前に、マイナンバーを提出することで発生するリスクが本当にどのくらいあるか考えてみるといいでしょう。

(1)リスク①情報漏えい・なりすまし

「マイナンバー情報漏えい」という見出しをニュースで見たことがある方もいらっしゃるのではないでしょうか。確かにマイナンバーの情報は、重要な個人情報です。

しかし、マイナンバーの情報が漏えいしたからと言って、なりすましによる悪用をされるわけではありません。
マイナンバーにより申請などを行う際は、運転免許証などの顔写真付きの身分証明書の提示が義務付けられています。つまり、「マイナンバー+身分証明書」が揃って初めて効力を発揮するのです。

現状では、仮に誰かがマイナンバー情報だけを得たとしても、本人になりすまして手続きを行うことはほぼ不可能です
また、会社などのマイナンバーを取扱う者には、「①本人確認」「②安全管理措置」「③監督責任」「④説明責任」の4つの適切な管理・運用が義務付けられています。

(2)リスク②副業がバレる?

「マイナンバーで副業を行っていることが会社にバレてしまうのではないか?」と思われる方もいらっしゃいますが、マイナンバーが原因で会社に副業がバレることはありません

マイナンバーにより、誰が・どこからの収入・いくらの収入があったかが正確に把握されるようになったため、関係省庁ではこれらの情報を得ることができます。

しかし、マイナンバー法によりマイナンバーの使用範囲が厳密に定義されているため、関係省庁ではこれらの情報を外部に通知することはありません。
また、会社から従業員の副業についての問合せがあったとしても、回答することはまずありえません。

住民税が特別徴収の場合に、会社に通知される住民税の額で副業がバレる可能性はありますが、これはマイナンバー導入前も同様でしたので、マイナンバーと直接的関係はありません。

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マイナンバーの提出により発生すると考えられる上記2つのリスクは、実はそんなに大きなリスクではありません。
マイナンバーの提出拒否を行い、会社との関係が悪化するリスクの方が高い可能性もありますので、提出拒否を考えている方はよく考えてみましょう。

4.会社向け:マイナンバーの提出を拒否されたらどうすればいい?

最後のこちらの章は、会社の担当者や経営者向けです。
会社員の方は、参考までに、ご一読いただければと思います。

会社にとって従業員やアルバイトのマイナンバーを収集することには、罰則はありませんが義務的なものです。
しかし、従業員からマイナンバーの提出を拒否されることもあります。このような場合、会社はどのような対応を取ればいいのでしょうか。

会社側の対応方法は、次の3つが考えられます。

①一般的な対応

まずは、「社会保険や税金の書類にマイナンバーを記載することは法令で定められていること」を周知徹底し、従業員の理解を得ることが重要です。どうしても理解が得られない従業員に対しては、マイナンバーの提出を催促したが応じなかったことを記録する必要があります。

②就業規則に盛り込む

従業員のマイナンバー提出拒否を避けるため、就業規則にマイナンバーの提供義務を盛り込むことも可能です。服務規律とした場合は、マインナンバー提出拒否者に対し服務規律違反として罰則を与えることもできます。その際は、会社のマイナンバーの利用目的・マイナンバーに関する秘密保持義務の項目も盛り込むといいでしょう。

③採用時の提出書類に追加する

従業員の採用時に予めマイナンバーの提出を義務付けておけば、入社後に改めてマイナンバーの提出を求める必要がありません。

上記の対応を行ったうえでもマイナンバーの提出拒否が行われた場合は、しっかりと記録を残し、行政上の該当者の書類にはマイナンバーを記載せずに提出を行います。行政はマイナンバーの記載がないからといって受理を断ることはありません。

まとめ

以上を簡単にまとめます。

  • マイナンバーの提出を拒否しても罰則はない。
  • マイナンバーを記載しなくても行政サービスを拒否されることはない。
  • しかし、会社側にはマイナンバーを記載する義務があるので、社員が提出を拒否すると困る。
    →会社との関係が悪くなりかねない。
  • マイナンバーを提出することのリスクはほとんどない。

マイナンバーの記載は法令で定められており、提出したからといって危険性はほとんどありませんので、素直にマイナンバーを提出するのが良いでしょう。

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