2020年より年末調整が電子化、マイナンバーで簡単に!

年末調整

年末の忙しい時期に行われる「年末調整」。
従業員は必要書類を用意し記入、会社側は数値の入力やチェックなど非常に大変な作業です。

そんな年末調整ですが、2020年分の年末調整からマイナンバーを利用した電子化により、今までの手続きをネット上で完了させることができます

これにより従業員と会社の両者の負担が大幅に減るというのが大きなメリットです。

この記事では、マイナンバーを利用した年末調整の電子化について、以下の疑問点を解決します。

  • 年末調整の電子化で今までと何が変わるのか
  • どんなメリットがあるのか
  • マイナンバーを利用した年末調整の具体的な方法とは

1.年末調整はマイナンバーを活用した電子化でこう変わる!

電子化した年末調整とはどのようなものでしょうか。

まずは、国税庁が発表している‟マイナンバーを活用した年末調整の電子化のイメージ図”を使い、大体の流れをご紹介します。

(1)年末調整の電子化とは?

まず、従業員は各種控除証明書等をマイナポータルを使ってデータで取得します。
その後、取得したデータを国税庁および民間が提供する年末調整用のソフト(年調ソフト)を使って控除申告書に入力し、会社に提出します。

勤務先(会社)は、提出されたデータをチェックするだけで済みます。

詳しい流れは「年末調整はどう変わる?今までとの比較」で解説します。

年末調整 電子化イメージ

画像引用:国税庁

(2)マイナポータルと年調ソフトとは?

従業員は、政府が運営するオンラインサービス「マイナポータル」というサービスを通して年末調整に必要な生命保険料などの控除証明書、住宅ローンの残高証明書をデータで取得できます。
従来は書類で受け取っていたものですが、電子化によってデータを活用できることになります。

年調ソフト」は「年末調整控除申告書作成用ソフトウェア」の略です。
年調ソフトを使えば、データで取得した控除証明書等を利用し、年末調整の必要書類を簡単に作成することができます。
年調ソフトは10月に国税庁や民間会社からリリース予定です。

マイナポータルについて詳しく知りたい方は、こちらをご覧ください。

(3)年末調整はどう変わる?今までとの比較

今までの年末調整

これまでは、従業員が生命保険料控除や住宅ローン控除などを受けるためには以下のようなステップが必要でした。

  1.  従業員が、保険会社・金融機関等から各種控除を証明する書類をもらう
  2. 従業員が、会社からもらう控除申告書に1の証明書の内容を手作業で記入し、控除額の計算をする
  3. 従業員が、作成した控除申告書を勤務先に提出する(証明書は添付)
  4. 勤務先が、従業員から提出された控除申告書・控除証明書をチェックし、年税額を計算する

「手作業で記入」、「書類のチェック」など従業員と会社の両方に負担がかかることがわかります。

電子化を利用した年末調整

年末調整の電子化によって、従来の手続きよりも簡単に年末調整ができるようになります。次の4つのステップで年末調整が完了することになります。

  1. 従業員が、マイナポータルにより生命保険料等の控除証明書のデータを受け取る
  2. 従業員が年調ソフトにマイナポータルの控除証明書のデータを取り込み、扶養親族などのデータを入力して年末調整用のデータを作成する。
  3. 従業員が作成した年末調整のデータを勤務先に送信する。
  4. 勤務先で従業員の年末調整データを給与ソフトに取り込み、年末調整による年税額を確定させる。

提出書類の作成や会社側のチェックなどがネット上で行えるため、従業員と勤務先の両方にメリットがあります。

具体的なメリットは次の章で説明します。

2.マイナンバー活用による年末調整電子化のメリット

マイナンバーを利用して年末調整を電子化することで、年末調整の対象になる従業員、年末調整を行う会社の双方にとって大きなメリットが生まれます。

(1)従業員にとってのメリット・デメリット

メリット①書類の作成・提出が簡単に!

従来は、会社から配布される「扶養控除等申告書」「保険料控除申告書」に手書きで記入・押印し会社に提出しなければなりませんでした。

電子化することにより「年調ソフト」に入力し、データを会社に送るだけになります。

申告書に手書きで記入する必要も、給与担当者に直接申告書を提出する必要もありません。
記入ミスがあっても再度書類を提出する必要はなくなり、非常に便利です。

また、年調ソフトはスマートフォンのアプリにも対応予定ですので、手軽に年末調整のデータを作成することができます。

メリット②一度初期設定を行えば翌年から設定不要

年調ソフトで作成したデータで翌年も変わらないものは、翌年以降も利用可能です。
扶養家族等に変更がなければ再度データを入力する必要はありません。

メリット③提出書類の紛失リスクが減る

従来の年末調整では、
生命保険料の控除証明書を紛失して生命保険料控除が受けられなかった
再発行に時間がかかるため確定申告をして下さいと会社から言われた
など控除証明書の紛失による問題はたびたび起こっていました。

電子化することで、従業員へ控除証明書がデータで届くため紛失の心配がなくなります。

デメリット①インターネット環境が必要不可欠

年末調整の電子化では、従業員がパソコンやスマートフォンを利用してデータを作成しなければなりません。

そのため、インターネット環境が整っていない場合や、デジタル機器の取扱いが得意ではない場合は、電子データを作成することが困難です。

年末調整のやり方が全く新しくなるため、従業員も制度を理解する必要があります。

(2)会社にとってのメリット・デメリット

メリット①データで申告書を受け取れる

従業員から年末調整関連の書類をデータで受け取ることができます。
年末調整の電子化に対応したソフトを導入している場合は、そのままデータを取り込むことができます。

直接データを取り込むことで、従来よく起こっていた入力ミスなどの問題が発生しません

メリット②事務作業が効率化

今までは添付された控除証明書等を確認し、間違いがあれば従業員に問い合わせる必要がありました。

電子化により控除証明書が給与ソフトと連動するため書類を確認する手間が省けます。
また書類の場合フォーマットがバラバラでしたが、データではフォーマットが統一されわかりやすいです。

メリット③書類の保管場所が必要ない

年末調整関連書類の電子化により、紙の書類を取扱う必要がなくなります。
そのため、書類を保管する場所は必要ありません

デメリット①従業員への配慮

年末調整の電子化は、従業員がインターネットを通じて行う作業が多くあります。そのため、インターネット環境がない従業員や、デジタル関係に強くない従業員へのフォローが必要になります。

デメリット②情報漏えいリスク

年末調整のデータは重要な個人情報のため、セキュリティの強化を行い、情報漏えいについて十分気をつける必要があります。

デメリット③システム改修費用

年末調整の電子化には、新たに給与システムの改修が必要になります。導入にあたってはシステム改修費用が発生する場合があります。

3.マイナンバー活用の年末調整に必要なもの【従業員編】

従業員側で準備が必要なものと、実際の年末調整の方法については、下記の記事に移動しましたので、こちらをご覧ください。

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4.マイナンバー活用の年末調整に必要なもの【会社編】

会社では、従業員が作成した年末調整関連書類データを受け入れるための準備が必要になります。

(1)会社が準備するもの

①給与システムの改修

従業員が年調ソフトで作成した年末調整関連書類データの取り込みを行い、自動チェック、所得税の年税額を計算する機能が必要になります。

団体(扱)保険に加入している場合などは「従業員が入力する画面に団体(扱)保険料データを表示する機能」などを追加で改修する必要があります。

②税務署への届出書

従業員が年調ソフトを利用して作成したデータを会社で受け取るためには、あらかじめ所轄の税務署へ「源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書」を提出する必要があります。

承認申請を行った翌月末から適用されるため、遅くとも年末調整が始まる12月に合わせて10月末までに申請書を提出した方がいいでしょう。

<届出書の書き方>

源泉徴収 電磁的提出承認申請書

①会社の基本情報を記入します。

②年末調整の電子化は一番上段の「第198条第2項(給与等関係)」に該当しますので、チェックを入れます。

③従業員の年末調整関連書類のデータをメールなどで受け取る場合は「1」を選択します。USBメモリなどの媒体で受け取る場合は「2」を選択します。

源泉徴収 電磁的提出承認申請書

④従業員が年調ソフトで書類データを作成し、そのデータにマイナンバーによる電子署名を求める場合は「1」を選択します。電子署名ではなく、パスワードを求める場合は「2」を選択します。

⑤その他事項には、申請書の提出時にシステムの導入が行われていない場合、いつ頃にシステムを導入する予定か記入します。「例:令和2年11月システム対応予定」

(2)従業員への周知の徹底

マイナンバー利用の年末調整の電子化は従業員が準備、設定する項目が多くあります。従業員の中にはマイナンバーカードを持っていない人もいるため、早めから年末調整の電子化を周知徹底する必要があります。

目安としては、年末調整を行う2ヵ月前までにマイナポータル連携方法や年調ソフトの導入方法などを従業員へ周知しましょう。

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