年末調整の添付書類の貼り方は？糊付け・ホッチキスのどれがいい？

年末調整では、保険会社から送られてきた保険料控除証明書などを添付書類として提出します。その際に、糊付け・セロハンテープ・ホッチキスなど、どのように貼って提出すればいいのでしょうか？

結論からいうと、添付する方法に特に決まりはありません。会社の指示があればそれに従えば良いですが、特に指示がない場合には、どうするのが良いでしょうか。

年末調整業務の経験から、大量の添付書類を保管することを踏まえたうえで、解説していきます。

1．年末調整の添付書類を貼る場所

年末調整には、いくつかの書類がありますが、そのうち、次の2つの書類の裏には、添付書類の貼付け欄があります。

• ①給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
• ②給与所得者の保険料控除申告書

①扶養控除等申告書の添付書類

扶養控除等申告書の裏の左側のほうに、「～書類の添付箇所」という欄があります。

扶養控除等申告書に添付するのは次のようなものです。

• 源泉徴収票（転職した場合に前職のもの）
• 勤労学生の証明書
• 親族関係書類・送金関係書類（海外在住の場合）

②保険料控除申告書の添付書類

保険料控除申告書の裏の左側のほうに、「証明書類の添付箇所」という欄があります。

保険料控除申告書に添付するのは次のようなものです。

• 生命保険料控除証明書
• 地震保険料控除証明書
• 国年年金保険料控除証明書
• 小規模企業共済掛金払込証明書

2．添付書類を提出する方法

添付書類を貼る箇所を紹介しましたが、その前に、添付書類を提出する方法としては、いろいろあります。

• 申告書の裏に貼る
• 別のA4用紙に貼る
• クリアファイルに入れる

会社から、どの方法で提出するのか指示があれば、それに従いましょう。もしくは、会社に確認してみたほうが良いでしょう。

特に指示がなければ、自分で考えて添付することになりますが、その際に考慮するポイントは

• バラバラにならないこと
• 保管しやすいこと

です。

会社では、大勢の従業員の書類を大量に扱いますので、バラバラになって他の人と紛れてしまうと非常に困るのです。まずは、とにかく、バラバラにならないように、「これは私の書類ですよ」とわかるようにすることです。

あとは、長期間、保管しやすいかどうかという点ですね。会社では、7年間は保管が必要です。従業員から提出してもらった書類一式を、クリアファイルに入れたり、パンチで穴をあけてパイプ式のファイルに入れたりします。分厚くなるので、かさばらないようにしてくれると助かります。

別のA4用紙に貼るのがオススメ

ということで、大量の書類を扱う部門の視点で考えると、申告書の裏に貼るよりは、別のA4用紙に貼るのがオススメです。

貼る書類が1枚なら良いのですが、大量にある場合、ペラペラの申告書の裏に大量に貼ると、重みで申告書が破れてしまったり、貼った書類がとれてしまったりするからです。

また、会社では、申告された内容と、添付書類を見較べて正しいか確認するのですが、添付書類が裏に貼ってあると、表と裏を交互に見返さなければならず、けっこう大変です。

別のA4用紙にきれいに並べて貼ってあれば、申告書を横に置いて見較べやすいのです。

クリアファイルでの提出もあり

最近は、インターネットを利用してオンラインで年末調整書類を作成・提出する会社も増えています。後で添付書類だけ、郵送・手渡しで提出することも多いでしょう。

添付書類を用紙に貼り付けるのも面倒ですので、クリアファイルに一式を入れて提出するのも良いでしょう。

会社のほうで保管する際に作業する必要はありますが、逆に貼り方を統一できるので、保管しやすかったりします。

3．糊付け・セロハンテープ・ホッチキス、どれが良い？

さて、申告書または他のA4用紙に貼る場合ですが、糊付け・セロハンテープ・ホッチキスのどれで貼るのが良いでしょうか？

これも正解はないのですが、筆者個人の考えでいうと、糊付けが一番いいかなと思います。

糊付けは、バラバラになりにくく、薄い

しっかり糊付けしてあると、長時間経過しても、はがれませんし、ホッチキスのようなゴツゴツ部分もなく薄いですので、とにかく保管がしやすいのです。

ただし、しっかりと糊付けすることが大切です。端のほうだけ適当に糊付けしてあると、はがれてしまうこともあります。逆に、糊を使いすぎて、紙がぐにゃぐにゃになっているのも、害はありませんが、見た目がちょっとという感じですね。

スティックのりを使えば、のりは薄く伸びますので、きれいに貼りましょう。

セロハンテープは、はがれやすい

使うセロハンテープの質にもよると思うのですが、安いセロハンテープだと、長期間経過すると、粘着力がなくなって、ポロッとはがれたりします。また、ある一端だけしか貼っていないと、書類をまくったときに、はがれやすくなります。

セロハンテープは貼るのは楽ですが、長期間の保管にはあまり向かないかな、というのが個人的な印象です。

ホッチキスの針は錆びやすい

これも、使うホッチキス針の質にもよると思うのですが、安いホッチキスの針だと、長期間経過すると、錆びてしまいます。そして、周囲の紙を腐食したり、ひどいと、針が途中で欠けてとれてしまうこともあります。

また、ホッチキス針の部分は、ゴツゴツしているので、ファイリングしたときに、針の部分の厚みが出てしまいます。

ということで、糊付け・セロハンテープ・ホッチキスを比較するなら、しっかりと糊付けするのが一番いい方法かなと思います。

4．貼り方にも工夫を！　厚みを均等に

申告書の裏には、「添付箇所」という欄がありますが、ここに全部まとめて貼ると、重くなってとれやすくなったり、分厚くて保管しにくくなるばかりか、また、非常に見にくいです。

裏面に記入されている説明文は隠れても良いですので、こんな感じに、なるべく重ならいように均等に貼ると薄くなりますので、とれにくいですし、保管もしやすいです。そして、添付書類の確認もしやすいです。

控除証明書の必要な部分だけ切り離してもOK

控除証明書は、たいていハガキ形式で送付されてきますが、ハガキは紙が厚いので、添付書類として貼ると厚みがでます。

控除証明書で必要なのは、保険の種類や、保険期間、保険料などが記載されている部分だけですので、そこだけ切り離して貼り付けてもOKです。

5．WEBでの提出の場合は、添付書類は必要？

近年では、freee、MFクラウド、奉行など、年末調整もできるクラウドシステムが普及しており、従業員がWEB上で申告するケースも増えています。

このようなWEBシステムでは、各種の控除証明書をスキャンまたは写真に撮ってアップロードすることが可能です。

その場合、原本の控除証明書は、別途、会社に郵送が必要です。会社に指示に従ってください。

電子データがあれば添付書類不要

多くの保険会社、金融機関などが控除証明書を電子データで提供しており、電子データを取得して提出することも可能です。その場合は、その電子データで証明できますので、紙面の控除証明書は不要です。会社に郵送する必要はありませんが、念のため、自宅で保管しておくと良いでしょう。